# ケース05 利用申請が止まったまま現場が抜け道を探し始める場面

※本資料に登場する企業・人物・数値はすべて架空です

## このケースで扱うこと

顧客の社内手続きが動かないときに、営業がどこまで踏み込めるかを扱います。ルールが機能していないことと、ルールを外れてよいことは別です。その線を引いたうえで、止まっている手続きを前に進める手を考えます。

## 想定する状況

### 登場人物

- あなた … ソレイユ製薬株式会社を担当するSES営業。常駐5名の窓口です。
- 三木亮介様 … 同社 生産管理システム開発チーム リーダー。生成AI利用の要望を出した本人で、今回の相談者です。
- 早瀬様 … 同社 情報システム部 担当。利用申請の受付窓口です。
- 内藤様 … 同社 セキュリティ管理室 室長。ツール利用の可否を判断する権限を持ちます。あなたは面識がありません。

### これまでの経緯

ソレイユ製薬株式会社では、生産管理システムの改修に常駐エンジニア5名が入っています。開発の効率を上げたいという声が現場から出ており、半年前、三木様の依頼を受けて、あなたが生成AI開発支援ツールの正式な利用申請書を情報システム部へ提出しました。

申請書には、利用するツール名、用途、入力する情報の範囲、想定する効果を記載しています。提出後、早瀬様から受領の連絡はありましたが、そのあとの進捗連絡はありません。

3か月目に一度催促したところ、「セキュリティ管理室の審査に回している」という返答でした。先月もう一度聞くと、早瀬様は言葉を濁しながらこう答えました。「審査の担当者も、何を確認すればいいのか決めかねているようなんです」。

一方、三木様は焦っています。同じフロアに入っている別のベンダーが、すでに何らかの生成AIツールを使い始めたという話を聞いたためです。

### 今日の場面

週次の進捗会議のあと、三木様があなたを呼び止めました。

「申請、まだ動かないんですよね。もう待っていられないので、個人のアカウントでいいから使ってしまっていいですか。会社の端末じゃなくて、自分のスマートフォンからやる分には、そんなに目立たないと思うんです」

三木様は続けます。「うちのエンジニアにも同じことを聞かれています。私が『いい』と言えば、みんな使い始めると思います」。

三木様は顧客側の社員です。あなたの会社の常駐エンジニアではありません。ただし、三木様が「いい」と言えば、常駐している5名にもその流れが及びます。

### 手元にある事実

- 申請提出から6か月が経過しています。却下されたわけではなく、審査中のまま止まっています。
- 早瀬様は反対しているわけではありません。何を確認すればよいかが分からず、判断を保留しています。
- 内藤様と直接話したことは、あなたにも三木様にもありません。
- 別ベンダーが使い始めたという話は、三木様が伝聞で聞いたものです。何をどう使っているかは不明です。
- ソレイユ製薬様の社内規程では、未承認のクラウドサービスを業務に使うことを禁じています。個人端末からの利用も対象です。

### 言葉の補足

- 利用申請 … 社内で使ってよいツールとして登録するための手続きです。承認されるまでは未承認の扱いです。
- セキュリティ管理室 … 情報の扱いに関する可否を判断する部署です。今回の申請の判断権限はここにあります。
- 個人端末からの利用 … 会社が管理していない端末で業務に関わる情報を扱うことです。会社が入力内容を把握できません。

## あなたの立場

あなたは営業として、常駐5名の働きやすさと、顧客の社内ルールの両方に関わる立場です。三木様は顧客であり、あなたに指示する立場でもあります。その相談を正面から断ると関係が悪くなり、乗ると自社の常駐エンジニアも巻き込みます。あなたは申請を出した当事者でもあり、この状況を放置してきた責任も一部あります。

## 話し合うこと

討議時間の内訳は次のとおりです。合計 [20min] です。

- 状況を各自で読む [3min]
- 設問1 [5min]
- 設問2 [6min]
- 設問3 [4min]
- 持ち帰りメモを書く [2min]

3問すべてに触れることを優先してください。設問1に時間を使い切って設問3に届かない組が、毎回いくつか出ます。

### 設問1 三木様の相談に、その場で何と答えますか [5min]

勧める、止める、答えを保留するのどれかを組で選び、最初の一言を決めてください。顧客に対して「やめてください」と言えるかどうかも含めて考えてください。

### 設問2 半年止まっている状況を動かすために、営業として何ができますか [6min]

思いつく手を出し合ったうえで、組として最初にやる1つを選んでください。顧客の社内プロセスにどこまで踏み込んでよいかも、あわせて話してください。相手の部署の仕事を肩代わりすることの是非も論点です。

### 設問3 「何を確認すればよいか分からない」という状態に、どう手を貸しますか [4min]

早瀬様や内藤様が判断できずにいる理由は、反対ではなく材料の不足です。あなたが渡せる材料は何か、渡してよい材料は何かを話してください。

## 意見を出すときの観点

- ルールが機能していないことは、ルールを外れてよい理由になるか。
- 三木様の相談を断ることで、案件全体の関係にどう響くか。
- 個人端末での利用が後から発覚したとき、責任を問われる立場になるのは誰か。
- 申請が止まっている原因が「反対」ではなく「分からない」であることを、どう使うか。
- 顧客の社内手続きに営業が踏み込むことは、越権になるか、支援になるか。
- 面識のない内藤様に接触する手段はあるか。三木様や早瀬様を通すべきか。
- 別ベンダーが使っているという伝聞を、材料として使ってよいか。
- 半年間、催促以外に何もしてこなかったことを、どう振り返るか。

## こんな意見が出ます

以下は実際に出やすい発言の例です。話が止まったときの呼び水として使ってください。どれも正解ではありませんし、この中から選ぶ必要もありません。

- 「顧客の社員が自分の判断で使う分には口を出せない。ただし常駐メンバーには使わせない」
- 「顧客の社員であっても、規程違反になると分かっている以上ははっきり止める」
- 「止めるだけでは三木様が困るので、代わりに申請を動かす期限を約束する」
- 「早瀬様が使えるチェック項目の案を、こちらから作って渡す」
- 「他社の資料をこちらが作って渡すのは越権になる。あくまで審査は顧客の仕事」
- 「内藤様に直接会う場を三木様に作ってもらう。担当者同士のやり取りでは動かない」

## 着地の目安

全員一致を目指す必要はありません。踏み込む派と線を引く派で割れたまま終わって構いません。

残り [2min] になったら、次の3つに仕分けてください。

- 合意すべき1点。三木様への最初の一言です。組として1つに決めてください。
- 持ち帰る1点。申請を動かすために来週やる具体的な行動です。相手と期限をセットにしてください。
- その場で決めなくてよい1点。ソレイユ製薬様の社内手続きのあり方そのものです。これは顧客が決めることで、討議で結論を出す対象ではありません。

割れたまま終わる場合は、どこまでが全員一致で、どこから分かれたのかを一言で確認してから、持ち帰りメモに移ってください。

## 持ち帰りメモ

各自の手元（テキストエディタ、メモ帳、紙）に書いてください。ブレイクアウトルームが閉じると、発言もチャットも残りません。

- 組で決めたこと：

- 自分が明日から言えること：

- 顧客に確認が要ること：
